10 tips för svåra samtal

Många är rädda för att framföra kritik, ge tuffa besked eller ta upp känsliga frågor. Det är lätt att dra sig för det, skjuta upp det eller göra det på ett sätt som blir otydligt och förvirrande för mottagaren. Men det behöver inte vara så svårt. Tänk att du faktiskt gör människor en tjänst och vill dem väl när du tar upp problematiska saker/beteenden och hjälper dem att komma tillrätta med dem. Att ge feedback är att visa omtanke. Och om vi tänker på alternativet – att inte säga något – är det snällare? Om du går till dig själv – skulle du vilja få veta att andra uppfattar något du gör som problematiskt så att du kan göra något åt det? Förmodligen. Här kommer 10 tips på hur du gör de svåra samtalen till bra samtal.

  1. Var generös med uppskattning och beröm i vardagen. Om stämningen på arbetsplatsen i grunden är uppskattande och alla känner sig sedda och bekräftade, blir det också mycket lättare att både ge och ta emot kritik när det är befogat.
  2. Ta tag i problem direkt. Felet många chefer gör är att de väntar alldeles för länge, samlar på sig all negativ och positiv feedback till utvecklingssamtalet en gång per år, och då får den stackars medarbetaren sitta en timma och lyssna på saker hen kunde ha gjort något åt för länge sen. Ta det direkt! Varje gång du träffar dina medarbetare, ge feedback, positiv eller negativ (men blanda dem inte, se punkt 5). 
  3. Förbered dig. Fundera igenom vad du vill få sagt, vilket syfte du har med samtalet och vad du vill uppnå. Tänk igenom olika reaktioner du kan tänkas få, och hur du vill bemöta dem.
  4. Leverera ditt budskap innan du ställer frågor. Jag hör ofta chefer inleda svåra samtal med att ställa frågor: ”Hur trivs du här hos oss?”, ”Hur tycker du att det går för dig?”, ”Hur är det med dig? Är allt bra här på jobbet? Och hemma då?”. Gör inte det! Syftet är säkert gott, du vill visa att du bryr dig om, och du kanske också vill börja lite mjukt och sondera terrängen lite. Men det enda du uppnår är att du skapar förvirring och osäkerhet hos den andre kring vad ditt egentliga syfte med samtalet är. Leverera ditt budskap först, därefter kan du ställa frågor och be om den andres tankar kring det du har fört fram.
  5. Gå rakt på sak och var tydlig. Linda inte in ditt budskap och använd inte sandwichmodellen (beröm-kritik-beröm). Risken är att det du egentligen vill framföra inte går fram om du har en massa lull-lull runtomkring. Berömmet är dessutom mer eller mindre bortkastat om du blandar det med kritik. Mer om varför du inte ska använda sandwichmodellen kan du läsa här.
  6. Var empatisk samtidigt som du är professionell. Att gå rakt på sak innebär inte att du ska dundra fram som en bulldozer utan medkänsla. Du kan vara empatisk och visa omtanke samtidigt som du är saklig och uppriktig. Inled samtalet med en förvarning om att du ska ta upp något jobbigt/obekvämt/känsligt. Du kan till exempel säga: ”Jag har en känslig sak att ta upp, och jag vill att du ska veta att jag gör det för att jag bryr mig om dig.” Och sedan går du rakt på budskapet. Beskriv det oönskade beteendet, vilka konsekvenser det kan få, och att du vill förhindra dessa konsekvenser. Säg till exempel: ”Jag har lagt märke till att du har luktat alkohol flera morgnar när du har kommit till jobbet de senaste veckorna. Det här gör mig orolig, dels för hur du mår, men också eftersom vi jobbar i en farlig miljö och jag vill inte att du ska riskera din egen eller andras säkerhet.” Fråga sedan efter den andres syn på saken, tankar, reflektioner. I fallet med alkohol kanske du säger: ”Hur mår du egentligen?”
  7. Var inte rädd för känslor. Var inte rädd för att den andre kan komma att reagera med gråt, ilska eller andra starka känslor. Känslor är inte farliga! Behåll lugnet och bara vänta ut känsloreaktionen, hämta en näsduk till den som gråter, säg kanske något i stil med ”Jag förstår att det är jobbigt” men var i övrigt tyst. Träna dig på att visa trygghet i att arbeta med starka känslor, att hantera dig själv och inte bli överväldigad av eller indragen i andras känslor. Backa inte från ditt budskap för att du tycker så synd om den andre eller för att det blir jobbigt, stå fast vid att det du har tagit upp är ett problem som behöver hanteras.
  8. Se den goda intentionen. Utgå ifrån att andra människor har goda avsikter, precis som du. Även om deras handlingar ibland blir fel eller irriterande, så har de i de flesta fall goda intentioner. Om du ska ta upp ett negativt beteende kan det vara bra att bekräfta att du ser den goda avsikten. Säg till exempel: ”Jag vet att du är lika mån om xxx som jag, men när du gjorde… så fick det konsekvensen att..." 
  9. Sätt av gott om tid. Dra inte ut på den första delen av samtalet, den där du ska leverera ditt budskap. Det behöver inte ta mer än 2 minuter att få fram ditt ärende. Men sätt av gott om tid för att lyssna på din medarbetares upplevelse och komma överens om hur ni går vidare.
  10. Följ upp. Beteenden och vanor ändras inte på en dag. Boka in en tid när ni träffas igen och stämmer av. Ibland kanske ni också måste bryta samtalet, ta en paus och låta det ni har pratat om sjunka in. Bestäm när ni ska ses igen innan ni skiljs åt.

Lycka till!
 

Kommentera gärna:

Senaste inläggen

Senaste kommentarer

Bloggarkiv

Länkar

-

Etikettmoln