Staty två personer i samtal

10 tips för svåra samtal

Författare:

Publicerades den:

Senast uppdaterat:


Vad är ett svårt samtal?

Svåra samtal brukar användas som samlingsnamn för samtal som handlar om att framföra kritik, ge tuffa besked eller ta upp känsliga frågor. Det kan vara såväl privata som arbetsrelaterade samtal. Många är rädda för den här typen av samtal och drar sig för att ta tag i dem. Det är lätt att skjuta upp samtalet eller att genomföra det på ett sätt som blir otydligt och förvirrande för mottagaren.

Men det behöver inte vara så svårt. Om du utgår från omtanke om den andra personen och genomför samtalet utifrån att du vill personen väl brukar det gå bättre. Om det svåra samtalet handlar om att framföra kritik kan du tänka att du faktiskt gör mottagaren en tjänst när du tar upp ett problematiskt beteende och hjälper personen att komma till rätta med det. Om du tänker på alternativet, att inte säga något, så är ju inte det särskilt snällt. Om du går till dig själv – skulle du vilja få veta att andra uppfattar något du gör som problematiskt så att du kan göra något åt det? Förmodligen.

Andra svåra samtal, såsom att säga upp en medarbetare, göra slut med en partner eller en kompis eller framföra ett sjukdomsbesked, kanske inte kan betraktas som att man gör mottagaren en tjänst. Men även här kan man fråga sig vad alternativet är. Att låta bli att säga något blir ju inte så lyckat. Och även i dessa samtal kan och bör du förstås visa omtanke och vänlighet. Här kommer några tips på hur du kan göra de svåra samtalen till bra samtal. Vissa av tipsen är lite mer arbetsrelaterade, men de flesta är användbara även privat.

Hur du hanterar svåra samtal – 10 tips

1. Var generös med uppskattning och beröm i vardagen

Om stämningen i en relation, en familj, ett idrottslag eller på en arbetsplats i grunden är uppskattande och människor känner sig sedda och bekräftade, blir det också mycket lättare att både ge och ta emot kritik när det är befogat.

2. Ta tag i problem direkt

Felet många gör är att de väntar alldeles för länge och samlar på sig massor av negativ feedback innan de säger något. Till slut kokar det över och då får den stackars mottagaren sitta och lyssna på en massa saker som han eller hon kunde ha gjort något åt för länge sedan. Dessutom är risken stor att du är arg när du väl levererar all din feedback. Ta upp störningar direkt i stället, innan de har hunnit växa till sig.

3. Förbered dig

Fundera igenom vad du vill få sagt, vilket syfte du har med samtalet och vad du vill uppnå. Tänk igenom olika reaktioner du kan tänkas få och hur du vill bemöta dem.

4. Gå rakt på sak och var tydlig

Linda inte in ditt budskap och använd inte sandwichmodellen, där du först säger något positivt, sedan framför kritiken som är ditt egentliga budskap, och till slut rundar av med något mer positivt. Den här modellen har blivit väldigt populär men jag tillhör inte dess förespråkare. Risken är att det du egentligen vill framföra inte går fram om du har en massa lull-lull runtomkring. Berömmet är dessutom mer eller mindre bortkastat om du blandar det med kritik. Mer om varför du inte ska använda sandwichmodellen kan du läsa här.

5. Visa omtanke samtidigt som du är saklig

Att gå rakt på sak innebär inte att du ska dundra fram som en bulldozer utan medkänsla. Du kan visa omtanke samtidigt som du är saklig och uppriktig. Inled samtalet med en förvarning om att du ska ta upp något jobbigt, obekvämt eller känsligt, och gör det på ett sätt som visar att du bryr dig om personen. Du kan till exempel säga: ”Jag har en känslig sak att ta upp, och jag vill att du ska veta att jag gör det för att jag bryr mig om dig/för att vår relation är viktig för mig.” Och sedan går du rakt på budskapet. Handlar det om att framföra kritik, beskriv det oönskade beteendet, vilka konsekvenser det kan få och att du vill förhindra dessa konsekvenser. Säg till exempel: ”Jag har lagt märke till att du … Det gör mig bekymrad, eftersom det leder till … Och jag vill inte att det ska hända.”
Ett ännu bättre sätt kan vara att beskriva vilket beteende du önskar i stället (se nästa punkt) och vilka fördelar det ger. Fråga sedan efter den andras syn på saken, tankar och reflektioner. Lyssna!

6. Förvandla dina klagomål till önskemål

När du behöver framföra kritiska budskap till någon, tänk då på att kritik kan formuleras på olika sätt. Ett bra sätt är att berätta vad du vill se mer av, snarare än mindre av. Vad önskar du dig i stället för det beteende du ogillar?

7. Visa att du ser det goda i den andra personen

Säg till exempel: ”Jag har höga tankar om dig, jag vet att du kan klara detta/göra bättre ifrån dig, det är därför jag har det här samtalet med dig.” Visa att du vill hjälpa personen att vara sitt bästa jag. Utgå också från att andra människor har goda avsikter. Om du ska ta upp ett negativt beteende kan det vara bra att bekräfta att du ser den goda avsikten. Säg till exempel: ”Jag vet att du är lika mån om … som jag, men när du gjorde … så fick det konsekvensen att …”

8. Validera den du pratar med

Att validera betyder att du bekräftar att något är giltigt. I ett samtal innebär det att du visar att du ser och hör den andra personen, och att du accepterar vad han eller hon känner, tänker och säger utan att försöka förändra det. Det betyder inte att du behöver hålla med, trösta eller berömma. Du förmedlar bara att du ser att hans eller hennes känslor, tankar och handlingar är begripliga utifrån den situation eller de omständigheter som råder. Validering är inte att säga: ”Jag hör vad du säger, men du har fel, i själva verket är det så här.” Snarare är det att säga till exempel: ”Utifrån vad du beskriver, förstår jag att du känner dig orolig”, ”Jag hör att du är upprörd, jag kan tänka mig att det här är jobbigt för dig” eller ”Om det är så du upplever det, förstår jag att du känner dig ledsen/arg/besviken.” För att kunna validera behöver du koppla bort dina egna åsikter och känslor för en stund och acceptera den andras värld. Lyssna aktivt utan att avbryta, acceptera det som sägs och bekräfta att personens ord, tankar och känslor är giltiga.

9. Var inte rädd för känslor

Var inte rädd för att den andra kan komma att reagera med gråt, ilska eller andra starka känslor. Känslor är inte farliga. Behåll lugnet och bara vänta ut känsloreaktionen, hämta en näsduk till den som gråter, säg kanske något i stil med ”Jag förstår att det är jobbigt” men var i övrigt tyst. Träna dig på att visa trygghet i att möta starka känslor, att hantera dig själv och inte bli överväldigad av eller indragen i andras känslor. Backa inte från ditt budskap för att du tycker så synd om den andra eller för att det blir jobbigt, stå fast vid att det du har tagit upp är ett problem som behöver hanteras.

10. Sätt av gott om tid

Dra inte ut på den första delen av samtalet, den där du ska leverera ditt budskap. Det behöver inte ta mer än 2 minuter att få fram ditt ärende. Men sätt av gott om tid för att lyssna på den andra personens upplevelse och komma överens om hur ni går vidare.

Ett sista bonustips: Följ upp

Beteenden och vanor ändras inte på en dag. Bestäm en tid när ni träffas igen och stämmer av. Ibland kanske ni också måste bryta samtalet, ta en paus och låta allt sjunka in. Bestäm när ni ska ses igen innan ni skiljs åt.

Lycka till med att göra dina svåra samtal till goda samtal!

Vill du lära dig mer? Boka en föreläsning om svåra samtal

Texten är hämtad från min bok “Hitta rätt i stället för att leta fel – vägen till ett gladare liv, bättre relationer och oslagbara team”